¿Cuánto Tardo en Recuperar mi Dinero? Parte 2

La semana pasada escribí la primera parte de este artículo sobre los ciclos del dinero de tu negocio.

Te recomiendo que no sigas leyendo este artículo sin leer la primera parte en la que expliqué unos conceptos básicos necesarios para entender lo que vas a leer a continuación.

Bueno, continuamos.  Ya hemos visto la diferencia entre económico y financiero.  Lo económico genera un derecho o una obligación pero NO hay movimiento de dinero y en lo financiero SÍ hay movimiento de dinero.

Esto es importante para comprender correctamente cómo funcionan el ciclo de maduración y el ciclo de caja.

 

Ciclo de Maduración

El ciclo de maduración es el tiempo que pasa desde que haces acopio de materiales hasta que cobras a tus clientes.

Con esta imagen podrás comprender mejor lo que esto significa.

Es un ejemplo de una empresa que produce bienes y lo pongo porque me parece que es el de más fácil comprensión.

 

  • El ciclo de maduración empieza con la recepción de las materias primas con las que se van a fabricar los productos (Recepción de materiales).
  • Estas materias primas hay que acumularlas en un almacén (Stock de materias primas).
  • Después se empieza a realizar la producción de los artículos (Inicio de producción).
  • Si esta producción se realiza en varias fases, que es lo más común, hay que almacenar los productos en curso (Stock de productos en curso).
  • Terminan los procesos de producción (Fin de producción) y tenemos los productos listos para la venta que hay que guardar en un almacén, que puede ser el mismo almacén o no que el de las materias primas y de productos en curso (Stock de productos acabados).

Todos estos pasos componen el Ciclo de producción, otro ciclo más 🙂

Una vez que ya se tienen los productos acabados empiezan los procesos de venta a clientes.

Hasta aquí, todos estos pasos son económicos porque no hay movimientos de dinero ya que no he hablado del pago a los proveedores, esto lo vemos más abajo.

Y después de vender, si se tiene aplazado el cobro, supongamos que a 30 días, se recibe el cobro de los clientes (Cobro de clientes).

Este paso sí es financiero porque sí hay movimiento de dinero.

Durante todos estos pasos, desde la recepción de materiales hasta (sin incluir) el cobro a clientes va generando una serie de gastos que la empresa tiene que ir adelantando.

  • Compra de materias primas.
  • Gastos de producción.
  • Gastos de almacenamiento.
  • Gastos de ventas.
  • Gastos de empleados.
  • Y además tú como dueño del negocio tendrás que comer durante todos estos días, ¿no?

Después de leer esto se comprende mejor lo que dije la semana pasada de que tienes que trabajar desde ya para reducir este ciclo.

Profundizo sobre esto un poco más adelante.

Se puede decir que el ciclo de maduración mide los tiempos de los hechos económicos de la empresa.

 

Ciclo de Maduración de Empresas de Servicios

Las empresa es de servicios no crean que se libran del ciclo de maduración, que también lo tienen.

El cliente encarga el servicio y lo normal es que se tarde un tiempo en terminarlo y entregarlo al cliente.

El desarrollo de una web, defensa en un juicio, servicios de limpieza, asesoramiento …

Desde que el cliente  encarga el servicio hasta que se cobra pasa un tiempo en el que, como poco, el profesional tendrá que comer todos los días.

Y es posible que también tengan que incurrir en gastos para realizar tus servicios.  Si tienen empleados, pagar la nómina todos los meses.

Este es el ciclo de maduración de las empresas de servicios.  Normalmente más reducido que las empresas de producción, pero un ciclo al fin y al cabo.

 

Ciclo de Maduración en Comercios

Los comercios también tienen su ciclo de maduración.  Es incluso más reducido que el de las empresas de servicios.

Compran la mercancía a sus proveedores y la venden a sus clientes.

Gastos de local, salarios y aprovisionamiento.  Pero aún sí, es ciclo de maduración.

 

Ciclo de Caja

En el ciclo de caja lo que voy a hacer es incluir los hechos financieros al ciclo de maduración y donde vamos a ver con mayor precisión cómo se mueve nuestra tesorería durante el ciclo.

Fíjate en la parte superior de la imagen que es donde he incluido los hechos financieros.

Todo empieza con la compra de las materias primas a los proveedores.

Posiblemente den aplazamiento de pago, supongamos que a 30 días, por lo que el ciclo de caja (financiero) tiene un desfase con el ciclo de maduración (económico) y empieza más tarde.

Así que, en este caso, el ciclo de caja tiene duración menor que el ciclo de maduración.  Algo que es bueno, porque como ya he dicho en un par de ocasiones, hay que reducir el ciclo todo lo que se pueda.

Después del pago a los proveedores están los pagos de mano de obra y los costes de fabricación.  Los pagos de gastos de ventas y finalmente llegamos al cobro del cliente.

Como ves, cuanto antes se cobre a los clientes menos gastos financieros hay que soportar.  Sobre todo de los gastos de mano de obra y los costes de almacenamiento.

Tener el producto parado cuesta dinero.

Te propongo un ejercicio muy sencillo.  Coge papel y bolígrafo.  Traza una línea recta y ve marcando los hitos de tu ciclo de maduración y de tu ciclo de caja.  Calcula los días que pasan desde el primer hito hasta el último.

 

Consejos para Reducir el Ciclo de Caja

Para terminar algunos consejos para reducir este ciclo y en este otro artículo puedes profundizar más en estos consejos.

Intentar aplazar al máximo el pago a proveedores por las materias primas .

Encuentro a profesionales y empresarios que se jactan de pagar a sus proveedores todo al contado.  Éticamente está muy bien, pero financieramente no tanto.

Esto ya depende del músculo financiero que tenga cada uno.

Está claro que a todos nos gusta cobrar lo más pronto posible.

Lógicamente, intentar reducir el plazo de cobro a clientes todo lo que se pueda.

Probar a regalar algo si pagan pronto en vez de alargar el plazo de cobro.  También te va a costar dinero y con un regalo siempre se queda mejor con el cliente.

Pedir anticipos de dinero.  Esto es más factible en empresas de servicios.  Pero ahí está la opción.

Hacer una buena planificación de fabricación basaba en una previsión de ventas realista.

Esto permite no hacer acopio de más, fabricación de más, almacenamiento de más, procesos de venta de más… y la reducción de todos sus hechos financieros.

Ciclo de caja negativo.  Esto es cobrar a tus clientes antes de pagar a tus proveedores.

Es lo que hacen las cadenas comerciales.  Por ejemplo un supermercado: tú pagas al contado cuando compras e ingresan el dinero.  La cadena tiene pactado el pago a sus proveedores a 120 días, por ejemplo, por lo que reciben el cobro antes de tener que realizar el pago.

A esto se le llama financiarse con los clientes, que es lo que todo empresario tiene que tener siempre en mente y buscar constantemente como si se tratase del Santo Grial.

Esto es más fácil hacerlo en comercios que en empresas productivas o de servicios.  Por ejemplo trabajando en consigna con los productos de los proveedores.

O si realizas formación, normalmente se cobran antes de empezar el curso.

Y con esto termina este artículo, que he tenido que dividir en dos, sobre el tiempo que tarda un empresario en recuperar su dinero.

¿Conoces el ciclo de maduración de tu negocio?  ¿Tú ya has reducido tu ciclo de caja? Cuéntanos en los comentarios cómo lo has hecho para aprender todos nuevas maneras de hacerlo.

 

Un saludo y ¡qué tengas una gran semana!

Luis


 

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¿Cuánto Tardo en Recuperar mi Dinero?

La semana pasada escribí sobre el Ciclo económico de una empresa para dar respuesta a Diego, que nos preguntaba cómo puede generar caja/dinero en su empresa.

Como comenté en el artículo anterior voy a seguir profundizando en los ciclos de dinero en las empresas.

Como bien sabes, en el desarrollo de tu empresa tienes que realizar desembolsos de dinero: compra de materia prima (si negocias con productos físicos), gastos generales de la empresa, quizá gastos de personal, pagar impuestos, etc.

Si ofreces servicios, las horas de servicio, adquisición de conocimiento por cursos u otros, etc.

Todo ese dinero lo tienes que ir adelantando de los fondos que tenga tu empresa.

También es posible que por adelantar ese dinero tengas más gastos añadidos como los bancarios.

Y al final del ciclo está el cobro que haces a tus clientes por tus productos y servicios.

Como ya te habrás dado cuenta, cuanto más corto sea este ciclo es mejor para ti porque menos dinero tienes que adelantar.

No es lo mismo tardar tres semanas en recuperar tu dinero que tres meses, ¿no crees?.  Porque además de los gastos del negocio, también tienes gastos personales que tienes que cubrir.

Hay emprendedores y empresarios que alargan sus plazos de cobro para «aumentar el valor de su oferta comercial», pero no se dan cuenta que pueden entrar en una espiral negativa que les ahogará financieramente.

La única causa de cierre de un negocio es que se queda sin dinero, sin tesorería.

Así que vamos a remediarlo, ¿estas conforme?  Seguro que si 🙂

 

Económico vs Financiero

Todo este tiempo que pasa desde que empiezas a poner dinero hasta que lo recuperas mediante el cobro lo mide el ciclo de caja, que es lo que vamos a ir viendo en este artículo y el de la próxima semana, para que seas consciente de tu ciclo y empieces a reducirlo desde ya.

Para tener una correcta comprensión del ciclo de caja y de cómo funciona, voy a ir explicando desde el principio algunos conceptos sobre los que se soporta este concepto.

Primero quiero explicar la diferencia entre económico y financiero, que parece lo mismo pero no lo es y mucha gente lo confunde.

Un hecho económico es el que genera un compromiso por tu parte.  Por ejemplo el compromiso de suministrar a tus clientes tus productos o tus servicios.

Un ejemplo de hechos económicos son los ingresos/costes de producción y la facturación.

  • Ingreso: los productos que vas fabricando y almacenando; o si ofreces servicios, el desarrollo del servicio antes de entregar al cliente.
  • Coste: los compromisos de pago que tienes que incurrir para que tus proveedores te sirvan las materias primas y así fabricar tus productos o desarrollar tus servicios.
  • Facturación:  recoge oficialmente el hecho de la entrega de productos o servicios al cliente y que genera la obligación impositiva (IVA).

Hacer y entregar la factura es un hecho económico porque sigue haciendo referencia al compromiso de cobro, pero no es el cobro como tal.

Como ves, hasta ahora no hemos hablado en ningún momento de intercambio de dinero, únicamente de compromisos.

Un hecho financiero es cuando hay movimiento de dinero (físico o virtual), es cuando se realiza el cobro o pago como tal.  Es decir, cuando entra el dinero en tu caja o banco, o cuando sale el dinero.

Comprender esta diferencia es importante para poder avanzar en lo que vamos a ir viendo (y te ayudará a entender muchas noticias económicas que parece que hablan de lo mismo pero que son cosas distintas).

 

Ciclo Económico y Ciclo Financiero

Estos movimientos económicos y financieros se pueden representar igualmente en un ciclo, como el que se muestra en esta imagen.

Este ciclo es una línea temporal que empieza con el Acopio de materias primas –> continúa con la Fabricación de los productos que vas a comerciar–> después la Venta de estos productos.

Hasta aquí es ciclo económico porque aún no te ha entrado ninguna cantidad de dinero.

A partir de la venta y entrega de la factura es cuando empieza el ciclo financiero con el Cobro de la factura, con la recepción del dinero.

Porque es importante facturar, pero es más importante cobrar, algo que a muchos se les olvida.

Como ves primero se producen los hechos económicos y después los financieros.

Una forma rápida de definir la diferencia puede ser que en lo económico NO hay movimiento de dinero y que en lo financiero SÍ hay movimiento de dinero.

Obviamente estoy simplificando mucho los procesos para que se puedan ir entendiendo los conceptos de forma sencilla.

Seguro que estás pensando en situaciones que alteran esta estructura como el cobro al contado, los pagos a proveedores y otros.  No tengas prisa que todo esto lo vamos a ir viendo.

Creo que ya ha sido suficiente por hoy ¿no lo crees tú también?  La extensión de este artículo es tan grande que prefiero dividirlo en dos para que puedas ir digiriéndolo poco a poco.

Aquí puedes ir a la segunda parte del artículo en la que explico el ciclo de maduración y el ciclo de caja, así como algunos casos especiales.

 

Un saludo y ¡qué tengas una gran semana!

Luis


 

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7 maneras de reducir el ciclo de caja

Hoy te voy a presentar 7 maneras de reducir tú ciclo de caja

¡¡¡¡ CÓMO !!!!

¿¿¿¿ QUE NO SABES QUÉ ES EL CICLO DE CAJA ????

¿¿¿¿ QUE NO SABES CUÁNTO DURA EL CICLO DE CAJA DE TU NEGOCIO ????

Pues es algo que tienes que saber mejor que tú nombre.

Posiblemente es la razón por la que tienes problemas de liquidez (de dinero) en tu negocio.

Al ciclo de caja también se le llama ciclo Dinero-Mercancías/Servicios-Dinero.  ¿Significativo, no?

Pero tienes suerte porque esto se puede solucionar fácilmente.  Son dos herramientas que enseño el vídeo curso CFLNQFB con un lenguaje sencillo y accesible para que te sea fácil hacerte con ello.  Puedes conseguir el vídeo curso aquí y guardar este artículo para cuando completes los capítulos 5 y 6 en los que enseño el ciclo de maduración y el ciclo de caja.

Lo primero que te va a sorprender del vídeo curso es su precio, lo realmente bajo que es en relación con todo lo que te vas a llevar.

Para los que si sabéis que es este ciclo y cuanto dura en vuestro negocio ahí van unas cuantas maneras de reducirlo.

Como verás son acciones que puedes hacer tú sin ayuda externa.  No he caído en lo fácil de decirte que vayas a un banco a pedir una póliza de crédito, financiarte en el MAB, inversores privados, ni otras cosas totalmente inviables que algunos recomiendan por ahí.

Tampoco te recomiendo una economía de escala (comprar más cantidad porque te sale más barato por cada unidad) porque eso va a ahogar tu liquidez.  Cuando reduzcas tu ciclo de caja y consigas tener excedentes de tesorería (si, de verdad… tu puedes lograrlo… tener dinero disponible de sobra) ya tendrás tiempo de hacer economía de escala, que será lo apropiado.  Más adelante te daré ideas de qué hacer con la tesorería positiva que consigas.  En cada situación tienes que aplicar la estrategia adecuada.

  1. Reducir los periodos de conversión de las existencias o materias primas y productos terminados.  Si fabricas o produces revisa los tiempos de los procesos para hacerlos más rápidos y más productivos, es decir, que puedas fabricar más cantidad de productos en el mismo tiempo.  Si eres un negocio comercial debes reducir el tiempo en que los productos están en tu almacén; realizando los pedidos cuando se agote el stock virtual (el stock virtual es igual a la suma del stock real + pedidos pendientes de recibir de proveedores – pedidos pendientes de servir a clientes) que como ves depende de la demanda de productos.  Para hacer esto te va a facilitar mucho la vida utilizar una aplicación de gestión con control de almacén.  Si quieres que te aconseje una aplicación buena, bonita y barata haz clic aquí y hablamos.  Recuerda que he estado 15 años trabajando en empresas de software de gestión y las conozco perfectamente.
  2. Si tienes existencias que no puedes dar salida piensa otras alternativas a quien poder venderlas: a tu competencia, a los que les gusta el háztelo tu mismo … seguro que se te ocurre algo
  3. O quizá puedas dar otra propuesta de valor a esa mercancía y llegar a otro tipo de público.
  4. Desarrollar un sistema Justo a tiempo, es una de las bases del milagro económico japones.  Replantéate tus sistemas de distribución.  Una definición del Justo a tiempo sería:   «producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan», y se basa en la eliminación del desperdicio de la cadena de valor.  Desperdicio entendido como cualquier cosa distinta de la cantidad mínima de equipamiento, materiales, partes, espacio y tiempo, que sea absolutamente esencial para añadir valor a producto.
  5. Vender más rápido (que parece fácil decirlo).  Hay mucha formación sobre ventas gratuita y de pago.  ¿Qué tal una campaña de ofertas o descuentos?  ¿O un concurso?  Debes formarte en vender.  También te ayudará un buen asesoramiento en marketing.
  6. Aumentar el periodo de días a pagar o negociar mejores condiciones de pago.  Explica a tus proveedores tu situación (hablando se entiende la gente), habla sobre todo con los estratégicos y declárales tu situación y cómo lo estas solucionando.  Propón otras opciones de pago, nuevos plazos.  Acepta soluciones que ellos te presenten, es una negociación y posiblemente tengas que ceder en algo.  Ten en cuenta que ellos no quieren que les devuelvan sus cargos, por lo que también deberán tener una actitud conciliadora.  Ten en cuenta si tienes trabajadores que el dinero de las nóminas y seguros sociales también cuentan como salida de dinero que afecta al ciclo de caja.
  7. Reducir el periodo de días a cobrar.  Explica también a tus clientes tu situación.  Es muy probable que lo entiendan y quieran ayudarte: proponles descuentos por pronto pago si pagan al contado; regalos o aumento de mercancía si te pagan anticipos.  Es posible que creas que cobrar a tus clientes a plazo sale gratis, pero no.  Si quieres saber cuánto te afecta dar crédito a tus clientes lee este artículo de Sherpafinanciero.  Si alguna vez tienes necesidades de financiación contacta con José María Casero, te va a dar la mejor solución para tu caso.

Como ves todas estas medidas están dirigidas a aumentar la rotación.

Para concluir: el ciclo de caja es la cantidad de días que pasan desde que sueltas dinero a tus proveedores/acreedores/gastos por el desarrollo normal de tu actividad hasta que lo recuperas cobrando a tus  clientes.  Así que no hace falta que te diga que cuánto menos días pasen, mejor.

En el capítulo 7 del vídeo curso CFLNQFB explico cómo calcular el ciclo de caja en el podrás aplicar todo lo que has aprendido en este artículo.  Puedes conseguir el vídeo curso aquí.

 

Un saludo y ¡qué tengas una fantástica semana!

Luis

 


 

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