Mi amigo Tito tiene con sus hermanos una empresa familiar de rehabilitación de edificios.
Aunque con varios años de retraso le empezó a afectar la explosión de la burbuja inmobiliaria y un día, una de sus clientes, le dió un consejo:
Si quieres que tu negocio siga funcionando debes establecer el control de la tesorería.
Y este control implica conocer todos los cobros y todos los pagos que se hacen.
Esto va mucho más allá de la tesorería de cajón que hacen muchos (por eso tuvieron que cerrar tantos pequeños negocios hace unos años).
¿Conoces la tesorería del cajón? Es esta: abro el cajón, miro el extracto del banco, busco el saldo final a ver si hay dinero en el banco, guardo el extracto en cajón, cierro el cajón.
Y a otra cosa, mariposa. Si el saldo es positivo… -voy bien-; si el saldo es negativo… -es culpa de la crisis-.
Tú, ahora, tienes dos opciones:
- Hacer la tesorería del cajón, o
- Hacer un control de la tesorería eficaz.
Si optas por la opción 2 sigue leyendo.
Las dos Herramientas Fundamentales para el Control de la Tesorería
- La Tabla de tesorería es la gasolina que alimenta tu negocio. Con ella vas a poder controlar todos los movimientos financieros de él. Es la madre del cordero porque si te quedas sin dinero tendrás que cerrar tu negocio. Es posible que vendas mucho, pero si no cobras o si tienes muchos gastos o si tardas mucho en cobrar no tendrás dinero suficiente para seguir funcionando
- La Cuenta de resultados es el motor que mueve tu negocio. Con ella vas a poder controlar la evolución económica de él. Vas a saber si tus ingresos están por encima de tus gastos y si el margen que tienes realmente es el que te habías propuesto.
La tabla de Tesorería
Cómo decía antes es la madre del cordero.
Mide la capacidad de tu negocio de generar tesorería (es decir, dinero suficiente para seguir funcionando).
No menosprecies la tesorería de tu negocio. La razón por la que quiebran los negocios es porque se quedan sin caja, sin liquidez, sin tesorería.
Flujo de caja = Movimiento de dinero = Diferencia entre cobros y pagos
Si cada mes entra más dinero del que sale todo se puede arreglar. ASÍ QUE VIGILA CADA DÍA LA TESORERÍA DE TU NEGOCIO.
Estos son los Principios por los que te debes regir para realizar la Tabla de tesoreria
- Los gastos son ciertos y los ingresos posibles.
- Conservador en los ingresos y agresivo en los gastos.
- El objetivo es NO MORIR DE CAJA.
- Desglosa los datos de actividad ordinaria de los que no son directos de la actividad ordinaria.
- La intención principal no es acertar sino hacer una aproximación (tiene que haber un equilibrio entre la información que generamos y el tiempo que utilizamos).
- Tarea diaria o continua.
¿De dónde recojo la información para elaborar mi Tabla de tesorería?
- Extracto bancario.
- Clasificar movimientos.
- Una cuenta de banco específica para el negocio.
- Información de tu software de gestión.
El funcionamiento básicamente es crear una tabla en la que las filas son los conceptos de cobros y pagos, y las columnas con los periodos de tiempo que queremos analizar: días, semanas, quincenas, meses.
Introduce los cobros y pagos correspondientes a cada periodo de la tabla ordenados y clasificados según los conceptos de las filas. Ya sólo te queda sacar la diferencia para saber cómo te ha ido ese periodo y calcular el acumulado total.
La Cuenta de resultados
Ayuda a verificar cómo genera resultados tu negocio y cómo mejorarlos.
- Evolución de la cifra de ventas total y por productos (no es la única variable a seguir, como hacen muchos dueños de negocios).
- Evolución del margen bruto total y por productos.
- Evolución de los gastos de estructura y de financiación.
- Cálculo de las ventas precisas para cubrir gastos y para comprobar la viabilidad económica de tu negocio. Punto Muerto.
¿De dónde recojo la información para elaborar mi Cuenta de resultados?
De tu software de gestión debes poder extraer esta información para el periodo de tiempo que quieras analizar.
- Listados de facturación de ventas.
- Listados de facturación de compras.
- Listados de otros ingresos (si es que tienes).
- Listados de otros gastos (de estos seguro que tienes 🙁 )
El funcionamiento básicamente es crear una tabla con una columna para los datos y varias filas con los distintos conceptos que quieras analizar pero siempre siguiendo este orden:
- Ventas
- Costes/Gastos
- MARGEN BRUTO
- Gastos financieros
- MARGEN NETO
El resultado final es el beneficio o pérdida que has tenido en el periodo de tiempo analizado.
Aunque no es sólo este el único dato a mirar. Debes analizar el resto de los datos de la tabla y ver los porcentajes que corresponde a cada uno sobre el total de las ventas para conocer si consigues el margen que esperabas o no.
Un saludo y qué tengas una fantástica semana,
Luis
Imagen de Olga DeLawrence
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