Situaciones, Opciones, Consecuencias, Soluciones

Hoy voy a presentarte la última herramienta que he incorporado a mi metodología de trabajo con la que ayudo a las organizaciones a reorientar su estrategia a la principal fuente de valor en la actualidad:

LAS PERSONAS 

Clientes, proveedores, colaboradores, empleados y otros terceros.

En este caso es para trabajar equipos de trabajo, es decir, empleados/colaboradores.

Se trata del modelo solucionador de problemas SOCS: Situaciones, Opciones, Consecuencias, Soluciones.

(No es un modelo nuevo, lo se, no es innovador, lo que digo es que yo lo acabo de incorporar como herramienta para desarrollar mis consultorías de desarrollo de equipos para que haya una mayor colaboración entre ellos.)

Esta herramienta la utilizo cuando trabajo con grupos de personas de distintas direcciones para reducir las clásicas fricciones entre ellos.

En las empresas en las que ya hay direcciones/departamentos o como quiera que lo llames, el personal de cada dirección suele barrer para «su casa».  Arriman el ascua a su sardina.

Es algo natural como animales que somos, la defensa de nuestro territorio, en este caso de nuestro trabajo y rechazar ataques del exterior, en este caso otras direcciones de la misma empresa.

No cargarnos con trabajo extra, creer que nuestro trabajo es más importante que el de los demás, pensar que tenemos el puesto de trabajo asegurado…

Igual que pasa con las empresas y sus clientes, proveedores, colaboradores y resto de terceros, que cada vez son más difusos los bordes de dónde terminan unos y empiezan otros; con los empleados también se deben perder esos bordes.

Las empresas deben buscar maneras de difuminar esos bordes internos y que las distintas direcciones empiecen a colaborar entre ellas y dejar de competir.

Las empresas deben buscar la manera de ser más ligeras (con esto no hablo de despedir personal) en el tratamiento de la información que llega desde el exterior y desde el interior.

Los costes ocultos de las empresas por tener equipos no colaborativos pueden llegar a ser muy elevados: pérdida de oportunidades comerciales, mala imagen al cliente, duplicación de tareas y costes, malentendidos y disputas, …

Para evitar esto hay eliminar esos bordes entre direcciones.

Y esto pasa porque todos los empleados se unan en la causa común que es la empresa y que ésta siga operando para pagarles sus sueldos mensualmente durante muchos años.

 

Situaciones

Así que reunimos un grupo de trabajadores de las direcciones entre las que se va a fomentar la colaboración y empezamos a trabajar con la herramienta.

(Obviamente estoy hay que hacerlo con varios grupos con todos los trabajadores de las direcciones y lo ideal sería incorporar personas de todas las direcciones.

Todos sabemos que no todas las direcciones tienen «choques» con la misma intensidad, pero es importante que toda la empresa se sienta parte integrante de la colaboración.)

Lo primero que se hace, después de explicar el objetivo del ejercicio, es plantear, por parte de los empleados, las situaciones que causan conflictos y cómo les hace sentir, tanto cuando «ganan» como cuando «pierden».

Esta presentación de conflictos puede ser en abierto (lo deseable) o anónimo, por el temor a las represalias hasta que se implante la cultura de la colaboración.

Vamos con un ejemplo para comprender mejor cómo trabaja la herramienta.

Un clásico: los conflictos entre la dirección comercial y el servicio técnico.

Los primeros forzando para conseguir cerrar ventas, lo que a veces les lleva a traspasar el borde, con el argumento que las ventas es lo más importante de las empresas.

Y los segundos soportando y quejándose del trabajo generado por ese compromiso extra adquirido por los comerciales y que ahora no se puede rechazar, con el argumento que atender bien a los clientes es lo más importante de las empresas.

 

Opciones

Ya tenemos las situaciones que generan conflictos, sin juzgarlos por las otras partes ya que son los conflictos que hay.

El siguiente paso, buscar las opciones que puede haber para resolver esos problemas.  Esto se puede realizar con brainstorming u otras herramientas de generación de ideas.

En este paso lo más importante es no juzgar las opciones planteadas.  Si se juzga una opinión, la parte juzgada se pone a la defensiva y se complica la búsqueda de opciones para resolver los problemas.

El proceso es para buscar puntos de unión, no aumentar los desencuentros.

Hay personas/direcciones que tienen mucho resquemor hacia las otras.  Es labor del instructor (mía) hacerles ver los beneficios que le reportará dejar esa postura y tender una mano conciliadora.

Por seguir con el ejemplo, una opción puede ser integrar en la oferta presentada al cliente a una persona de cada dirección, a un vendedor y a un técnico.

 

Consecuencias

Al principio todas las ideas suelen ser bastante territorialistas, es decir, que benefician a la persona/dirección que la da, sin valorar los perjuicios de las otras direcciones.

Mediante el descarte o reconducción de ideas suelen terminar buscando propuestas para el beneficio común y el aumento de la ligereza de la empresa.

Esto lo hacemos deduciendo las consecuencias que pueden tener las opciones planteadas.

Incorporar a las personas (empleados/colaboradores en este caso) en el proceso de creación de estrategia es bueno por varios motivos, principalmente por dos:

  1. Les permite pensar como empresa y no como empleado/colaborador, valorando los pros y los contras.
  2. Se sienten parte de la decisión (si es que se implanta) por lo que se sienten emocionalmente comprometidos.

Retomando nuestro ejemplo, si tanto el vendedor y el técnico desarrollan la propuesta comercial los dos la sienten como propia y trabajan colaborando para que la satisfacción del cliente sea total.

Otro beneficio es que el cliente ve una continuidad en su caso.  Recuerda lo mal que te sientes cuando llamas a una empresa y te pasan de departamento en departamento si darte respuesta.

 

Soluciones

Para terminar se elige la o las distintas soluciones que salen del ejercicio (que después deben ser aprobadas por la dirección de la empresa, si no están presentes durante el ejercicio).

Es una solución elegida en común y que todos aceptan (algunos a regañadientes), por lo que todos se ven involucrados emocionalmente.

Y también económicamente.

Son soluciones que buscan un fin que benefician a todos y es que la empresa siga funcionando por muchos años y que aseguren los salarios a final de mes, todos los meses, durante muchos años.

Gracias al fomento de la colaboración.  Pero no se consigue sólo con buenas intenciones. Tiene que haber un componente económico que sustente la solución.  Todos estamos para ganar dinero.

Las formas en las que se generan los salarios también van a cambiar, pero esa historia es para otro artículo.  Por hoy ya hemos tenido suficiente 🙂

Para terminar con el ejemplo.  Los técnicos cobraban un 2% del importe del contrato.  Ese % no salia del sueldo del comercial, sino del beneficio de la empresa.

Algo para lo que la dirección de la empresa también tuvo que abrir su visión de la colaboración y darse cuenta de que si toda la línea de interacción con el cliente está alineada y colabora, el resultado de la empresa mejora.

Ese 2% salía del aumento del beneficio de la empresa, que fue mucho más que un 2%.

 

Un saludo y ¡qué tengas una gran semana!

Luis


 

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El Control Tiene que Dar Paso a la Colaboración

En el artículo de la semana pasada hablaba sobre la importancia de las colaboraciones que, como dueños de negocios, tenemos que realizar para que nuestro negocio no dependa totalmente de nuestra disponibilidad.

La colaboración únicamente no debe ser con terceros, personas o empresas, que están en el exterior de nuestro negocio.

Si tienes empleados te recomiendo crear una estructura basada en la colaboración y no en el control, que es lo que se ha venido haciendo asiduamente durante las últimas décadas.

Más adelante te comento tres tipos de estructuras que normalmente se dan en los pequeños negocios.

(Normalmente suelo escribir mis artículos en primera persona del plural, porque yo me aplico todo lo que escribo.  No tendría sentido ponerme a hablar desde un «púlpito» a decir a otros dueños de negocios lo que tienen que hacer y yo hacer otras cosas.

Creo firmemente en todo lo que escribo y publico.

Pero este artículo lo tengo que escribir en segunda persona del singular porque yo no tengo empleados, pero sí quiero darte mis ideas cómo tiene que estructurarse un pequeño negocio para que se mantenga en el mercado.)

 

El Fin del Control

Los dueños y jefes tienen que dar paso a nuevas estructuras más planas y horizontales.  Estructuras en red en los que cada uno tiene su función, que no es ni más ni menos importante que la de los demás, simplemente son un eslabón más de la cadena.

(Para conseguir esto, algunas personas deberán trabajar mucho con el control de su ego, pero esto no es el tema de este artículo.  Lo trataré más adelante porque esto del ego da para escribir muchas palabras.)

Y como cadena (en sentido metafórico) que debe ser tu negocio, ésta siempre se romperá por el eslabón más débil.

Así que tu misión como dueño de la empresa debe pasar de mandar y controlar a conectar y contribuir. 

Tienes que pasar de ser el jefe a ser el líder de la red (interna) en la que se tiene que convertir tu negocio.   Y como líder tienes que estar dentro de esa red.  En el mismo plano que los demás, no en un plano superior.

Tienes que pasar de una jerarquía a un movimiento entre «colegas» dentro del negocio, que no tiene por qué trasladarse fuera  del negocio (si no se quiere).

Es decir, tienes que dejar de ser el jefe (y sobre todo si eres un jefe tóxico) y pasar a ser el líder, el guía que lleve el negocio a buen puerto.  Un líder designado formalmente, sí.  Pero un líder al fin y al cabo.

Es posible que, ante este planteamiento, haya personas que piensen que un trabajo en red, plano y horizontal carece de estructura.  Pero no es así.  Claro que tiene estructura, una estructura generada desde una lógica distinta.

La lógica de la colaboración.  Una lógica que actúa entre iguales, cada uno de los integrantes de la red que tiene que ser tu negocio.

Es por esto, ser iguales, por lo que ya no funciona mandar y controlar.  Tienes la confianza suficiente en cada uno de los integrantes de la red de que se autodirigen para alcanzar los objetivos de tu negocio.

Una estructura que se adapta a los movimientos y nuevas estructuras sociales que están generándose en lo que llevamos de siglo.

 

Estructuras Actuales (Antiguas)

En muchos casos, en las pequeñas empresas, la estructura de trabajo está compuesta por trabajadores industrializados.  Trabajadores que están a la espera de que les digan lo que tienen que hacer.

El problema de esta estructura es que el dueño del negocio tiene que utilizar tiempo en buscar nuevas oportunidades de negocios, desarrollando nuevos productos o servicios, o estar fuera de la ubicación física del negocio.  No siempre puede estar diciendo a todos lo que tienen que hacer.

En un escalón superior de la escalera de los tipos de organizaciones, están los compañeros de viaje.  En este modelo de organización, las personas que lo integran tienen objetivos, enfoques y percepciones similares.

El jefe puede decir a sus trabajadores: -«Utilizar vuestro mejor juicio».  De esta forma no necesita estar siempre encima de sus trabajadores.  Es un grupo dirigido que puede ser entrenado para que cuiden de si mismos.

El problema es que desarrollar este equipo cuesta mucho tiempo y dinero en reclutamiento, contratación y formación.

El equipo de iguales está en un escalón superior de la escalera.  Está formado por profesionales que son, cada uno, indispensables para la organización.  Se trata de artesanos con unas habilidades únicas que no tienen otros.

Para que este tipo de organización funcione, primero los artesanos tienen que están constantemente actualizándose para seguir siendo los mejores en su campo; y segundo que el jefe tiene que centrarse más en la colaboración que en el control.

Este tipo de organización está a punto de conseguir lo que yo propongo en este artículo.  Pero estas organizaciones tienen un problema, o varios para ser más exacto.  Un problema por cada uno de estos grandes artesanos… y es su ego.  El ego de cada uno de ellos.  Buffff

La base de esta organización es la coordinación y dejar que, a veces, sea otro el que lleva la voz cantante… y eso es mucho pedir en un grupo de «prima donnas»

¿Cuál de estas estructuras tienes en tu negocio actualmente? ¿Trabajadores industrializados? ¿Compañeros de viaje? ¿O un equipo de iguales?

 

Un saludo y ¡qué tengas una gran semana!

Luis


 

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La Colaboración os Hará Libres

Para el título del artículo de esta semana he querido parafrasear una cita de la biblia.  En concreto del Evangelio según San Juan 8, 32:

…y conoceréis la verdad, y la verdad os hará libres.

Para los católicos es la verdad lo que les hará libres.

Para los dueños de negocios lo que les hace libres es la colaboración.

Hace unos meses te comentaba que tu red de contactos es tu salvavidas.  Entre otras cosas por que dentro de ella están las personas (o empresas, formadas por personas) con las que colaboras, o deberías colaborar.

A muchos dueños de negocios les come el tiempo… o el poco tiempo, las pocas horas que tiene cada día.  No tienen tiempo para hacer «todo lo que tienen que hacer».  Su día a día les come.

Y hacen cursos o reciben coaching de gestión del tiempo, que, por supuesto, son necesarios.  Tenemos que aprovechar el tiempo de la mejor manera posible.  Siempre.  Tenemos que ser lo más productivos posible.

Pero no se dan cuenta que ese no es el quid de la cuestión.  Ser más productivo no les va a quitar de su problema principal que es:

Si ellos no trabajan no se generan ingresos, y por lo tanto no ganan dinero.

Te pongo un ejemplo.  Imagina un neurocirujano brillante.  Reconocido a nivel mundial.  Por cada operación cobra mucho dinero.  Puede llegar un momento en el que se plantee -«con lo que cobro por cada operación, voy a hacer 3 operaciones al mes y el resto del tiempo a disfrutar de la vida«.

¡Qué suerte! ¡Qué envidia! ¿No?

20 días a la semana estando con su familia e hijos, o viajando, o jugando al golf, o… piensa en qué es lo que más te gustaría hacer a ti si tuvieses tiempo para hacerlo.

Pero sigue imaginando y ahora supón que tiene un pequeño accidente esquiando en los Alpes suizos y se rompe un par de huesos de una mano.  De la mano con la que opera.  Y que nunca recuperará completamente los movimientos de esa mano.

¿Y ahora qué hacemos?  Ya no puede volver a operar.  Se le ha acabado de golpe su fuente de ingresos.  Puede hacer otras cosas como formación, pero la docencia no da tanto dinero.

Y otra vez a trabajar todos los días de la semana, por no hablar de que se acaban los viajes, el tiempo con la familia y todo lo que habíamos fantaseado antes.

 

La colaboración es la solución

Si eres una persona muy brillante y haces cosas de gran valor y que sólo unos pocos más pueden hacer, es posible que, como en el ejemplo que acabo de poner, ganes mucho dinero utilizando tu don.

Pero como también has visto en el ejemplo, en cualquier momento puedes perder la capacidad de poder seguir produciendo con ese don.  ¡Piensa en hacer una colaboración!.

Y para la mayoría de nosotros, que no tenemos ningún don con el que hacer dinero, es mucho mayor motivo para buscar colaboraciones.

Si eres pintor, no de cuadros si no de paredes, no te centres en realizar tú el trabajo.  Busca colaboraciones y que sean otros los que realicen el trabajo por ti.

Sí, tendrás que compartir el beneficio, pero el trabajo no dependerá de tu salud.

Y además puedes buscar más clientes mientras son otros los que ejecutan el trabajo.

Si en este momento me dices que a ti lo que te gusta es pintar y ejecutar las tareas, vale.  Perfecto.  Pero tienes que tener en cuenta que te puede pasar algo y dejar de generar ingresos.

Y esto no te pasa sólo a ti.  Le pasa a la mayoría de dueños de pequeños negocios y autónomos.  Que creas una estructura del negocio que depende completamente de ti.  Y esto te lleva a que si no trabajas no ingresas…

… pocas vacaciones; de ponerse enfermo ni hablar; y largas jornadas de trabajo.

 

Lo que me gusta es realizar las tareas

Genial.  Siempre está bien seguir teniendo contacto directo con los clientes y el núcleo del negocio.  Pero no lo hagas todos los días.  Deja al menos 3 días a la semana para dirigir tu negocio y 1 ó 2 días para ejecutar tareas.

Es decir, busca a alguien con el que realizar la colaboración de las tareas de tu negocio que no te gustan tanto.  Que no te gusta dirigir tu negocio, busca a alguien que le guste y sepa, que sea esa persona la que se encargue de las tareas de dirección.  Por poner un ejemplo.

Si eres terapeuta, por ejemplo, reservate 2 tardes a la semana para atender clientes.  Pero el resto del tiempo de la semana que sean otros los que atiendan a tus clientes.

De esta forma si algún día, Dios no lo quiera, te pasa algo, que tu negocio siga funcionando.

Otro ejemplo.  Si fabricas productos, busca la manera de llegar a algún acuerdo con otros fabricantes y que sean ellos quienes realizan la fabricación y tú dedícate a la distribución y comercialización.  Te ahorras muchos costes y quebraderos de cabeza.

Y que quede claro que deberán fabricar según tus estándares de calidad.

O al revés.  Realiza tú la fabricación y que sean otros los que distribuyen y comercializan.

Te doy estos consejos siempre y cuando lo que quieras es tener un pequeño negocio trabajando para ti.

Si lo que quieres es montar una multinacional, los consejos serán otros y deberás buscarlos en otros blogs.

 

Conclusión

Como ves, colaborar con otras personas/empresas es lo que te va permitir liberarte de tus cadenas y tener un negocio que trabaje para ti, y que te permita alcanzar el sueño que tenías al crear tu negocio.

Busca la manera de colaborar con otros y empieza ya a hacerlo.

Si quieres profundizar sobre la importancia de la colaboración, te recomiendo este estupendo artículo de Carlos Herreros.

 

Un saludo y ¡qué tengas una gran semana!

Luis


 

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